Skargi i odwołania
PIT Certification zapewnia wszystkim zainteresowanym stronom możliwość składania skarg i odwołań dotyczących działalności:
- Jednostki Certyfikującej AC 173,
- Jednostki Certyfikującej AC 098,
- Jednostki Inspekcyjnej AK 024.
Wszystkie skargi i odwołania rozpatrywane są w sposób obiektywny, bezstronny i poufny przez osoby niezaangażowane w działania będące przedmiotem zgłoszenia.
Skargi
Prawo do składania skarg mają wszystkie zainteresowane strony. Skarga może dotyczyć każdego działania lub zaniechania PIT Certification w zakresie działalności prowadzonej przez Jednostkę Certyfikującą AC 173, Jednostkę Certyfikującą AC 098 lub Jednostkę Inspekcyjną AK 024.
Odwołania
Klient ma prawo wnieść odwołanie od decyzji lub wyników będących rezultatem działalności w zakresie oceny zgodności prowadzonej przez PIT Certification.
Odwołanie należy złożyć w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji lub informacji, której odwołanie dotyczy.
Sposób składania skarg i odwołań
Skargi i odwołania należy składać w formie pisemnej:
- korespondencyjnie:
PIT Certification Sp. z o.o
ul. Warszawska 181
61-055 Poznań
- lub drogą elektroniczną:
e-mail: office@pitcertification.pl
Zgłoszenie powinno zawierać imię i nazwisko lub nazwę organizacji, adres korespondencyjny (w tym kod pocztowy), dane kontaktowe umożliwiające przekazanie informacji o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia oraz opis sprawy. W przypadku braku danych umożliwiających kontakt ze zgłaszającym PIT Certification może nie mieć możliwości potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji o przebiegu jego rozpatrywania ani poinformowania o wyniku postępowania. W przypadku braków formalnych PIT Certification może zwrócić się do zgłaszającego o ich uzupełnienie, jeżeli dane kontaktowe zostały podane.
Język zgłoszeń
Skargi i odwołania mogą być składane w języku polskim lub angielskim. W przypadku zgłoszeń sporządzonych w innym języku PIT Certification może zwrócić się do zgłaszającego o dostarczenie tłumaczenia na język polski lub angielski, jeżeli jest ono niezbędne do prawidłowego rozpatrzenia sprawy.
Rozpatrywanie skarg i odwołań
Po otrzymaniu zgłoszenia PIT Certification:
- dokonuje jego rejestracji,
- potwierdza przyjęcie zgłoszenia,
- przeprowadza analizę zasadności skargi lub odwołania,
- podejmuje decyzję dotyczącą sposobu załatwienia sprawy,
- przekazuje zgłaszającemu informację o wyniku postępowania.
W przypadku skarg lub odwołań dotyczących zagadnień związanych z bezstronnością stosowane są dodatkowo odpowiednie mechanizmy nadzoru nad bezstronnością obowiązujące w PIT Certification.
Termin udzielenia odpowiedzi
W terminie do 14 dni od dnia rejestracji zgłoszenia PIT Certification przekazuje zgłaszającemu informację o sposobie rozpatrzenia skargi lub odwołania albo, jeżeli zakończenie postępowania w tym terminie nie jest możliwe, informację o konieczności wydłużenia czasu rozpatrywania wraz z planowanym terminem zakończenia sprawy.
Jeżeli skarga lub odwołanie nie zostaną uznane, przekazana odpowiedź zawiera uzasadnienie podjętej decyzji.
Poufność i bezstronność
Wszystkie informacje związane z procesem rozpatrywania skarg i odwołań są traktowane jako poufne. Proces prowadzony jest z zachowaniem zasad bezstronności, a osoby uczestniczące w podejmowaniu decyzji nie mogą być zaangażowane w działania będące przedmiotem skargi lub odwołania.
Informacja o procedurze skarg i odwołań
PIT Certification zapewnia przejrzystość procesu rozpatrywania skarg i odwołań. Na życzenie każdej zainteresowanej strony udostępniana jest aktualna procedura określająca zasady składania, przyjmowania, rejestrowania, rozpatrywania oraz komunikowania wyników rozpatrzenia skarg i odwołań. Aktualną procedurę można uzyskać na życzenie, kontaktując się z PIT Certification.